Der Exchange Server ist ein von Microsoft hergestelltes E-Mail- und Groupware-System.

Exchange beinhaltet eine E-Mail-Funktionalität sowie persönliche und gemeinsame Kalender, Adressbücher und Kontakte. Jeder Benutzer von Exchange kann selbst fein abgestuft einstellen, ob und welche seiner Ressourcen (Mailordner, Kalender, Kontakte etc.) anderen Benutzern zugänglich gemacht werden sollen. Das ermöglicht ganz neue Formen der Zusammenarbeit. Zum Beispiel kann ein Benutzer einem anderen das Recht einräumen, E-Mails in seinem Namen zu beantworten oder seinen Kalender zu pflegen (Sekretariatsfunktion).

Ein besonders praktisches Feature ist die Veröffentlichung der frei/gebucht-Zeiten im Kalender von Exchange. Dadurch fällt es leicht, mit Kollegen, die ebenfalls Exchange nutzen, Termine auszumachen. Die Veröffentlichung der frei/gebucht Zeiten ist standardmäßig aktiviert und kann vom einzelnen Nutzer auch abgeschaltet werden.

Der Exchange Server kann von überall aus verwendet werden, sowohl über PCs als auch über mobile Geräte (Smartphones etc.).

Um die volle Funktionalität von Exchange nutzen zu können, stehen derzeit nur Clients von Microsoft zur Verfügung, nämlich Outlook für Windows Rechner, Entourage für Mac, Internet Explorer für den Zugriff über das Web. Es können in der Nutzung zwischen Outlook, Entourage und Outlook Web Access mit dem Internet Explorer zum Teil Funktionsunterschiede, Komfortunterschiede und andere Handhabungsweisen auftreten. Dennoch bieten alle drei die volle Groupware-Funktionalität.

In anderen Webbrowsern stehen Ihnen die Groupwarefunktionalitäten von Exchange eingeschränkt zur Verfügung.

Wenn Sie den Exchange Server zusammen mit einem IMAP Mail Client wie z.B. Thunderbird nutzen wollen, gibt es praktisch keine Unterschiede zur Benutzung eines herkömmlichen Mail-Servers. Die Groupwarefunktionalitäten (Kalender etc.) sind allerdings nicht zugänglich.